Forretningsplan, markedsplan, budsjetter, analyser...

Forretningsplan, markedsplan, SWOT-analyse, budsjetter og strategier i «hytt og pinevær»!

En kan bli svett av mindre når en finner ut alt som må på plass! Men jeg kan tipse deg om at det i ettertid vil bli mye lettere når du har gjort en god jobb med disse . Og dersom en ser på alt gjennom et fugleperspektiv, så er det en rød tråd som går igjen i alle. Alt henger sammen, og det vil gjøre det lettere å drive ditt firma fremover om du gjør en god jobb i starten!  

 

Forretningsplan

Forretningsplanen er gjerne den du starter med. Den blir som et verktøy både for deg og de du skal presentere din bedrift ovenfor (for eksempel banken, mulige samarbeidspartnere, myndigheter og så videre). Denne planen vil gi en total oversikt om det aller meste i bedriften din. Mens du jobber med forretningsplanen, vil du også bli mer tydelig på ditt produkt og dine tjenester, dine verdier, dine partnere, hvilke markedsføringskanaler du skal bruke, behov for ressurser og selvfølgelig kostnader og inntekter. Det finnes mange maler ute på nettet som du kan bruke. Det finnes enkle varianter og de som er mer komplekse. Du må se litt på hvilken type bedrift/produkt/tjeneste din bedrift skal være når du velger hvilken form for forretningsplan du skal gå for. Er det produksjon av utstyr, innovasjon, store kostnader og stor risiko etc.

 

Innhold i en forretningsplan:

1. Kundesegment: Hvem er vår viktigste kunde, og for hvem skal vi skape verdi til? Her er det viktig å spisse seg så en ikke går ut for bredt og vil nå «alle». Hva er det som gjør deg og din bedrift unikt?
2. Verdiløfte: Hvilke verdier gir vi til vårt kundesegment. Hvilke problemer løser vi for de og hvilke behov kan vi tilfredsstille?
3. Kanaler: Gjennom hvilke kanaler når vi ut til våre kunder? Og i hvilken fase bruker vi hva? Her må en bestemme seg for hvilken type kanaler en skal bruke, for eksempel ved markedsføring før et salg. Videre er det viktig å ha en plan som viser hva en skal gjøre i de forskjellige fasene gjennom en salgsprosess (kort sagt før, under og etter et salg).
4. Kunderelasjoner: Hvordan skal vi skaffe, vedlikeholde og beholde vårt kundesegment og våre kunder? Hvilken type relasjon skal vi ha? Skal det være personlig assistanse, selv-hjelp eller en automatisert service? Hvordan skal vi følge kundene våre opp?
5. Inntektsstrøm: Hva tar vi oss betalt for i dag? Hvordan skal vi ta oss betalt? Er det mulighet for gjentagende salg?
6. Ressurser: Hvilke ressurser trenger vi for å oppfylle verdiløftet? Her tenker vi fysiske ressurser i form av ansatte/innleide, finansielle ressurser, trenger vi spesielle programvarer etc.
7. Kjerneaktiviteter: Hvilke hovedaktiviteter må vi selv utføre for å levere verdiløftet vårt?
8. Partnere: Hvem er våre partnere? Hvilke leverandører har vi?
9. Kostnader: Hvilke kostnader har vi, og hva er de viktigste kostnadene i vår forretningsmodell?

 

Markedsplan

Markedsplanen forteller om veien du går for å markedsføre firmaet ditt – før (Prospect), under (Lead) og etter (Kunde) markedsføringsprosessen. Også denne vil fortelle noe om din målgruppe (kundesegment), ditt budskap og hvilke kanaler du skal bruke. Videre vil markedsplanen si noe om hvordan bedriften din skal få nye leads (potensielle kunder), hvordan du skal bygge opp deres tillitt, hvordan disse skal engasjeres og hvordan du skal konvertere dine leads frem til et salg. Du vil også komme frem til hvilken måte du skal kontakte dine leads på, og hvordan du skal følge dine kunder opp. For du vil vel gjerne sikre at de er fornøyde og kommer tilbake igjen en annen gang?!

 

Innhold i en markedsplan kan være:

1)     Før (Prospect):

• Til hvem skal du markedsføre? Her skal du jobbe med å finne din ideal kunde. Dette er ditt kundesegment.  Det gjelder å ikke gå for bredt ut, men å spisse seg ned slik at du når de som er den rette kunden akkurat for din bedrift.
• Hva er ditt budskap? Hva er det du kan levere til din Prospect (mulig kunde) slik at de ønsker å følge deg videre? Kan du hjelpe de å redusere kostnadene sine, eller kanskje du kan du gi de en løsning på et kjent problem?
• Hvilke kanaler skal du bruke? Vil du annonsere i aviser og magasiner, eller kanskje annonsere på forskjellige sosiale medie-kanaler? Skal du gå på seminarer og events, kanskje stå på stand? Lager du YouTube videoer som de kan abonnere på? Vil du bygge epostliste og dele nyhetsbrev som kan gi din mulige kunde verdi?

2)     Under (Lead):

• Hvordan får du leads? Her skal du forklare hva du skal gjøre for å få nye følgere/leads. Hvilket resultat vil de få dersom de handler av deg?
• Hvordan engasjere leads? På hvilken måte kan du engasjere dine potensielle kunder for å bygge relasjon til deg? Kan du stille spørsmål og finne ut hvor de har utfordringer, for så å hjelpe de med løsninger på disse?
• Hvordan konvertere leads? Hva skal du gjøre for å konvertere dine leads over til kunde? Du må alltid bygge relasjoner og gi masse verdi, slik får du tillitt. Og du må alltid huske på å ta oppfølging – selv om dette kan være kjedelig!

3)     Etter (Kunde):

• Hvordan kan du levere et verdensklasses produkt? Hva er det du gjør som gjør akkurat din bedrift unik? Gir du masse verdi og tips gratis? Forteller du om mulige problemer og utfordringer som er vanlig, og kommer med forbedringspunkter og løsninger på disse?
• Hvordan øke verdien for en kunde? Her kan du forklare mer i dybden for hvorfor dine tips, råd og tjenester kan føre til en større fortjeneste for din kunde. For eksempel at det fører til tids- og kostnadsbesparelse slik at de kan bruke tiden sin på å øke fortjenesten til sin bedrift.
• Hvordan få kunder til å anbefale ditt firma? Dersom du leverer det du har lovet og gir kvalitet, vil kunden prate positivt om deg og ditt firma til andre. Du får referanser og kan bruke disse videre i din markedsføring. Positivt omdømme og renommé er alltid fremmende for virksomheten!

SWOT-analyse

SWOT-analyse er et strategisk planleggingsverktøy en kan bruke for å vurdere din bedrifts styrker, svakheter, muligheter og trusler. Den tar for seg både interne og eksterne faktorer som kan hjelpe eller være truende for din bedrift med tanke på å nå bedriftens mål.

Når du foretar en SWOT-analyse av din bedrift, går du gjennom en masse med nøkkelpunkter for hvert felt.

Eksempler på nøkkelpunkter kan være:

1)     Styrker:

• Fordeler og konkurransefordeler med bedriften
• Unike egenskaper
• Ressurser og eiendeler
• Erfaringer og kompetanse
• Finansielle ressurser og mulighet for overskudd
• Beliggenhet og geografi
• Kvalifikasjoner og sertifiseringer
• Prosesser, systemer, IT og kommunikasjon
• Kultur, holdninger og miljø
• Ledelse, kompetanseoverføring og styre
• Filosofi og verdier

2)     Svakheter:

• Ulemper med bedriften
• Manglende evner og egenskaper
• Manglende konkurransefordeler
• Rykte og tilstedeværelse
• Finanser og økonomi
• Tidsskjema, deadlines og krav
• Kontantstrøm, manglende omløpsmidler ved oppstart
• Kontinuitet, svakheter i leverandørkjeden
• Svakheter i kjernevirksomheten (manglende ressurser)
• Måloppnåelse og tidsplaner
• Utholdenhet i moral og ledelse
• Manglende sertifiseringer og kvalifikasjoner
• Prosesser, systemer, IT og kommunikasjon
• Manglende ledelse

3)     Muligheter:

• Markedsutvikling og livsstilstrender
• Svakheter hos konkurrenter
• Teknologisk utvikling og innovasjon
• Global påvirkning
• Nisjemarked
• Geografi, eksport, import
• Unike egenskaper for salg
• Taktikk; overraskelse, store kontrakter
• Forretnings- og produktutvikling
• Informasjon og forskning
• Partnerskap, agenter, distribusjon
• Volum, produksjon, økonomi
• Sesong, vær, trender i markedet

4)     Trusler:

• Politiske affekter
• Lover og regler
• Miljømessige effekter
• IT utvikling
• Konkurrenter og deres intensjoner
• Markedsutvikling- og krav
• Ny teknologi, tjenester og prosjekter
• Opprettholdelse av intern kapasitet
• Håndtering av utfordringer og hindringer
• Tap av nøkkelpersonell
• Tilstrekkelig finansiell støtte
• Sesong, væreffekter, trender i markedet

 

Budsjetter

Det siste jeg vil ta for meg som er viktig å jobbe med tidlig når du starter en virksomhet er budsjetter.  Budsjetter i flertall, tenker du? Ja, du bør arbeide med flere budsjetter for firmaet ditt. Men hva er et budsjett og hvorfor skal vi egentlig sette opp et budsjett?  

Et budsjett kan gi en oversikt over den økonomiske siden for din virksomhet, og hjelpe deg til å ta de riktige beslutningene basert på riktig grunnlag. Det vil også være til hjelp når du skal vurdere den økonomiske risikoen du på tar deg med å drive bedrift. Budsjettet vil være interessant for blant annet banker, ansatte og eiere av bedriften, og det vil være grunnlaget som regnskapet sjekkes opp mot i slutten av året. På Altinn kan du finne gode maler du kan ta i bruk for din bedrift. Jeg vil lenke til disse her etter hvert som jeg forklarer de viktigste budsjettene du bør ha på plass.

 

Oppstartsbudsjett

Et oppstartsbudsjett vil vise hvor mye startkapital du trenger før du kommer i gang med selve driften av selskapet. Her fører du opp alle kostnadene som kommer i forbindelse med anskaffelser og investeringer, utstyrsbehov, produksjonsutstyr og verktøy, eventuelle anleggsmaskiner og transportbehov, kontorutstyr som skrivebord, laptoper, kontorstoler, printere og nettverk, kostnader i forbindelse med markedsføring og patenter samt andre oppstartskostnader (registrering i Foretaksregisteret, kjøp av konsulenttjenester/oppstartshjelp, søknader om løyver/tillatelser, kursing, varelager etc). I oppstartsbudsjettet legger du også inn det du har i egenkapital som aksjekapitalen, eventuelle lån og kassekreditt eller tilskudd du mottar.

 

Driftsbudsjett

I driftsbudsjettet legger du inn alle inntekter og kostnader du ser for deg vil komme for å drifte selskapet. Du fører helst inn for hver måned i kalenderåret, og kan dele det videre inn kvartalsvis etc. Driftsbudsjettet vil vise hva du har av inntekter og utgifter i perioden. Videre vil det kunne gi deg svar på ditt dekningsbidrag, ditt driftsresultat og ditt resultat for periodene og året.

Inntekter legger du inn i samsvar hva du har kalkulert for per måned. Trekker du fra de variable kostnadene, vil dette vise bedriftens dekningsbidrag.

Indirekte kostnader vil vise alle kostnader som går på lønn, forsikringer, avskrivninger, strøm, leie av lokaler, renhold, kommunale avgifter, regnskaps- og revisjonsutgifter elektronisk kommunikasjon og så videre. Hvis du nå trekker fra disse indirekte kostnadene fra dekningsbidraget, vil du se ditt driftsresultat.

Legger du til hva du har av rentekostnader og renteinntekter (dine netto finanskostnader), så vil du få ditt resultat. Dette resultatet viser om du vil gå i underskudd eller overskudd for driften av ditt firma.

 

Likviditetsbudsjett

Dersom du har laget et godt gjennomarbeidet driftsbudsjett, vil du hente mye av informasjonen til likviditetsbudsjettet der.

For eksempel skal mva-pliktig salg og kjøp du har budsjettert for i en periode, vise hvor mye merverdiavgift du skal betale (eventuelt få tilbakebetalt) i neste mva-periode.

Helt forenklet kan vi si at du med et likviditetsbudsjett kan forutse bevegelsene på din bankkonto, og på denne måten se hva du har av midler til å betale dine forpliktelser med.

 

Levende dokumenter

Disse forskjellige budsjettene og planene er det jeg kaller for «levende dokumenter». De bør tas frem og jobbes med jevnlig for å se om dere er på rett kurs eller ikke. Kanskje dokumentene også må justeres? For eksempel ser du at dere har bommet på kundesegmentet; dere har gått ut for bredt, og når ikke de rette kundene. Dere må spisse dere for å finne ut hvem idealkunden er.

Eller i budsjettene har dere bommet totalt på kostnadene. Det er kommet mye mer uforutsette kostnader enn dere har budsjettert for. Dere må da finne midlene til kostnadene fra en annen plass; kanskje den investeringen dere hadde budsjettert og planlagt må utsettes?

Uansett så er det en rød tråd som går igjen. Markedsplanen følger forretningsplanen, og begge disse planene bør gjenspeiles i budsjettene. Og jo bedre og grundigere jobb du gjør med alt dette i starten, desto lettere vil det bli i fremtiden for både deg og bedriften din.